Ձեր հարսանիքի, խնջույքի, կորպորատիվ հավաքույթի կամ համայնքային միջոցառման ամսաթիվն ընտրելուց հետո առաջին հարցերից մեկը, որ կարող է առաջանալ, հետևյալն է՝ ե՞րբ պետք է սկսեմ ամրագրել մատակարարներին:
Չկա մեկ միասնական պատասխան, որը կիրառելի է բոլոր միջոցառումների համար: Ամրագրման լավագույն ժամանակացույցը կախված է միջոցառման չափից, վայրից, սեզոնից և բարդությունից: Այնուամենայնիվ, հայտնի մատակարարներն ու վայրերը կարող են ամրագրված լինել ամիսներ կամ նույնիսկ մեկ տարուց ավելի առաջ:
Հետևյալ ժամանակացույցը կարող է օգնել Ձեզ կազմակերպել Ձեր որոնումը և խուսափել սպասելուց մինչև Ձեր նախընտրած մատակարարներն անհասանելի դառնան:
Միջոցառումից 12-18 ամիս առաջ
Մեծ հարսանիքի, փառատոնի, դրամահավաքի կամ կորպորատիվ համաժողովի համար սկսեք պլանավորումը որքան հնարավոր է շուտ: Սկսեք այն մատակարարներից, որոնք որոշում են, թե որտեղ և երբ կարող է տեղի ունենալ միջոցառումը:
Վայրը
Հայտնի վայրերը հաճախ ընդունում են ամրագրումներ մեկ տարի կամ ավելի առաջ, հատկապես գարնանային, ամառային և աշնանային հանգստյան օրերի համար: Վայրն առաջինը ամրագրելը նաև թույլ է տալիս այլ մատակարարներին տրամադրել հստակ ամսաթիվ և վայր:
Նախքան պայմանագիր ստորագրելը, հարցրեք, թե ինչ է տրամադրում տվյալ վայրը: Սեղանները, աթոռները, սպիտակեղենը, քեյթերինգը, լուսավորությունը կամ տեսալսողական սարքավորումները կարող են արդեն ներառված լինել:
Միջոցառումների պլանավորող
Եթե մտադիր եք օգտվել պրոֆեսիոնալ պլանավորողի ծառայություններից, նրան շուտ վարձելը թույլ կտա այդ անձին օգնել բյուջետավորման, մատակարարների առաջարկների, պայմանագրերի և միջոցառման դիզայնի հարցում:
Քեյթերինգ
Եթե քեյթերինգը ներառված չէ Ձեր ընտրած վայրի ծառայությունների մեջ, սկսեք կապ հաստատել քեյթերինգային ընկերությունների հետ վայրը հաստատելուց հետո: Մեծ միջոցառումները կարող են պահանջել մեծաթիվ անձնակազմ, վարձակալվող սարքավորումներ և մենյուի պլանավորում:
Միջոցառումից 9-12 ամիս առաջ
Երբ վայրը և միջոցառման հիմնական կառուցվածքը հաստատված են, ամրագրեք այն մատակարարներին, որոնք կարող են օրական միայն մեկ միջոցառում ընդունել:
Լուսանկարիչ և տեսանկարահանող
Փորձառու լուսանկարիչներն ու տեսանկարահանողները կարող են արագ ամրագրվել, հատկապես հարսանեկան և տոնական սեզոններին: Ուսումնասիրեք միջոցառումների ամբողջական պատկերասրահները, այլ ոչ միայն սոցիալական մեդիայի լավագույն կադրերը, որպեսզի հասկանաք մատակարարի ոճը և կայուն որակը:
DJ, խումբ կամ ժամանց
Երաժշտական խմբերը, DJ-ները և հատուկ ժամանց ապահովողները կարող են ունենալ սահմանափակ հասանելիություն: Քննարկեք երաժշտության տեսակը, սպասվող լսարանը, միջոցառման ժամանակացույցը, սարքավորումները և այն, թե արդյոք հայտարարությունները կամ հանդիսավարի ծառայությունները ներառված են:
Միջոցառումների վարձակալություն
Ամրագրեք հիմնական վարձակալվող իրերը, ինչպիսիք են վրանները, սեղանները, աթոռները, բեմահարթակները և պարահրապարակները: Մեծ քանակությամբ և մասնագիտացված իրերը կարող են դժվար գտնվել միջոցառման մոտենալուն պես:
Միջոցառումից 6-9 ամիս առաջ
Այս փուլում սկսեք ընտրել այն մատակարարներին, որոնք պատասխանատու են Ձեր միջոցառման արտաքին տեսքի և հյուրերի տպավորությունների համար:
Ծաղկավաճառ և դեկորատոր
Ծաղկավաճառներին և դեկորատորներին ժամանակ է անհրաժեշտ դիզայն մշակելու, նյութեր հայթայթելու և Ձեր միջոցառման վայրի հետ համագործակցելու համար: Խորհրդատվությանը բերեք լուսանկարներ, գունային նմուշներ և իրատեսական բյուջե:
Լուսավորության և տեսալսողական ծառայություններ
Լուսավորությունը կարող է կերպարանափոխել վայրը, մինչդեռ տեսալսողական սարքավորումները էական են շնորհանդեսների, ելույթների, երաժշտության և տեսանյութերի համար: Ավելի մեծ միջոցառումները կարող են պահանջել նախնական այցելություններ վայր, էլեկտրական պլանավորում և տեխնիկական փորձեր:
Տրանսպորտ
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ են լիմուզիններ, մաքոքային ավտոբուսներ, հատուկ մեքենաներ կամ հյուրերի տեղափոխում, ամրագրեք դրանք շուտ՝ հատկապես ավարտական երեկոների, հարսանիքների և տոնական սեզոնների ժամանակ:
Միջոցառումից 3-6 ամիս առաջ
Այժմ ժամանակն է վերջնական տեսքի բերել այն ծառայությունները, որոնք կախված են Ձեր թեմայից, հյուրերի քանակից կամ ծրագրից:
Այս մատակարարները կարող են ներառել՝
- Թխվածքների և աղանդերի մատակարարներ
- Ֆոտոխցիկների (photo-booth) ընկերություններ
- Հրավիրատոմսերի և ցուցանակների դիզայներներ
- Դիմահարդարներ և վարսահարդարներ
- Վալետ կայանման ծառայություններ
- Անվտանգության անձնակազմ
- Հատուկ ժանրի կատարողներ
- Մանկական ժամանց
- Հուշանվերների մատակարարներ
Հասանելիությունը դեռ կարող է լավ լինել, բայց մասնագիտացված մատակարարները կարող են զբաղված լինել ծանրաբեռնված ժամանակահատվածներում:
Միջոցառումից 1-3 ամիս առաջ
Օգտագործեք վերջին ամիսները մանրամասները հաստատելու և մնացած կարիքները հոգալու համար:
Դուք դեռ կարող եք ամրագրել մատակարարներ այս ժամանակահատվածում, հատկապես փոքր կամ աշխատանքային օրերին տեղի ունեցող միջոցառումների համար: Այնուամենայնիվ, Դուք կարող եք ունենալ ավելի քիչ ընտրության հնարավորություն և առաջարկները համեմատելու քիչ ժամանակ:
Հաստատեք՝
- Վերջնական մենյուն
- Հյուրերի քանակը
- Առաքման ժամանակացույցը
- Հատակագծերը
- Ժամանցային ծրագրի ընտրությունը
- Վարձակալվող իրերի քանակը
- Տեղադրման և ապամոնտաժման ժամերը
- Մնացորդային վճարումները
- Վայր մուտք գործելու հրահանգները
Յուրաքանչյուր մատակարարի տրամադրեք միջոցառումը համակարգող անձի անունը և կոնտակտային տվյալները:
Ե՞րբ պետք է ամրագրել մատակարարներին փոքր խնջույքի համար:
Ծննդյան տոնը, տարեդարձը, ավարտական երեկոն կամ ընտանեկան տոնակատարությունը կարող են չպահանջել մեկ տարվա պլանավորում: Շատ փոքր միջոցառումների համար երեքից վեց ամիս առաջ սկսելը բավարար ժամանակ է տալիս մատակարարներին համեմատելու համար:
Սկսեք ավելի շուտ, եթե՝
- Միջոցառումը համընկնում է տոնական հանգստյան օրերի հետ
- Ձեզ անհրաժեշտ է հայտնի վայր
- Դուք ակնկալում եք հյուրերի մեծ քանակ
- Միջոցառումը պահանջում է մասնագիտացված վարձակալություն
- Դուք ցանկանում եք կոնկրետ կատարողի
- Ձեր տարածաշրջանում բացօթյա միջոցառումների սեզոնը կարճ է
Նույնիսկ փոքր հավաքույթի դեպքում, մինչև վերջին շաբաթները սպասելը կարող է սահմանափակել Ձեր տարբերակները:
Գործոններ, որոնք ազդում են մատակարարների հասանելիության վրա
Տարվա եղանակը
Հարսանիքները, ավարտական երեկոները, փառատոնները և տոնական խնջույքները ստեղծում են սեզոնային պահանջարկ: Այս զբաղված ժամանակահատվածներում մատակարարները կարող են ամրագրվել շատ ավելի շուտ:
Շաբաթվա օրը
Շաբաթը միջոցառումների համար ամենահայտնի օրն է: Դուք կարող եք գտնել ավելի շատ հասանելիություն և պոտենցիալ ավելի մեծ ճկունություն՝ ընտրելով աշխատանքային օր, ուրբաթ երեկո կամ կիրակի:
Գտնվելու վայրը
Հեռավոր վայրը կարող է պահանջել, որ մատակարարները ճանապարհորդեն, կազմակերպեն կացարան կամ տեղափոխեն լրացուցիչ սարքավորումներ: Սկսեք Ձեր որոնումը շուտ և հայտնեք վայրի մասին նախքան առաջարկ պահանջելը:
Միջոցառման չափը
Ավելի մեծ միջոցառումները պահանջում են ավելի շատ անձնակազմ, գույք և պլանավորում: Մատակարարներին անհրաժեշտ է բավարար ժամանակ սարքավորումներ ամրագրելու և աշխատակիցների ժամանակացույցը կազմելու համար:
Մի՛ ամրագրեք նախքան մանրամասները վերանայելը
Շուտ ամրագրելը չի նշանակում շտապ որոշում կայացնել: Նախքան կանխավճար կատարելը՝
- Վերանայեք մատակարարի նախորդ աշխատանքները
- Պահանջեք մանրամասն գրավոր առաջարկ
- Հարցրեք լրացուցիչ վճարների մասին
- Կարդացեք հաճախորդների կարծիքները
- Հաստատեք ապահովագրական պահանջները
- Հասկացեք չեղարկման քաղաքականությունը
- Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր կարևոր մանրամասն նշված է պայմանագրում
Սկսեք Ձեր մատակարարի որոնումը շուտ
Որքան շուտ սկսեք փնտրել, այնքան ավելի շատ ժամանակ կունենաք ծառայությունները համեմատելու, հասանելիությունը ստուգելու և Ձեր միջոցառումը հասկացող մատակարարներ գտնելու համար:
Jezsy-ն հեշտացնում է միջոցառումների տարբեր տեսակի մատակարարների ուսումնասիրումը և Ձեր տարածքում գործող բիզնեսների բացահայտումը: Սկսեք Ձեր որոնումը, կապվեք պոտենցիալ մատակարարների հետ և ստեղծեք այն թիմը, որը կարող է կյանքի կոչել Ձեր միջոցառումը:
Թողնել պատասխան